Na sukces konferencji ma wpływ wiele czynników. Oprócz kwestii merytorycznych i charyzmatycznego prowadzącego, bardzo ważny jest wybór odpowiedniego obiektu. Niewiele miejsc w okolicach Warszawy może poszczycić się takim wyposażeniem oraz otoczeniem jak Pałac Alexandrinum. Za organizację konferencji w takim eleganckim obiekcie odpowiada zaangażowany i doświadczony zespół osób. To ważne, ponieważ wydarzenia o charakterze biznesowym to nie tylko konferencje, ale też całe ich otoczki — wyżywienie, noclegi, atrakcje dodatkowe, zajęcia integracyjne. Udany event powinien uwzględniać wszystkie te elementy.
Wybierz odpowiednią salę
Na miejsce organizacji konferencji warto wybrać obiekt, który dysponuje kilkoma salami. Zazwyczaj usytuowane są one na różnych piętrach, aby zapewnić uczestnikom maksimum prywatności oraz dostęp do najpotrzebniejszych rzeczy (szatnia, zaplecze multimedialne i gastronomiczne). Ważne, aby zapewniały też podstawowe wyposażenie tj. stoły i krzesła (najlepiej mobilne, takie które można ułożyć w podkowę, ustawienie klasowe lub teatralne — w zależności od potrzeb). W sali konferencyjnej nie może zabraknąć rzutnika, nagłośnienia, klimatyzacji, przesłon okiennych zaciemniających i pulpitu dla prowadzącego. Niektóre mają też zaaranżowany stolik kawowy z przekąskami oraz napojami, a także wieszak na okrycia wierzchnie.
Sale utrzymane w dworskim klimacie to wymarzone otoczenie do organizacji wydarzenia biznesowego na wysokim poziomie. Oprócz zaplecza technicznego liczy się także styl aranżacyjny wnętrza.
Dlaczego warto organizować konferencje w hotelach?
Konferencje w hotelach cieszą się obecnie dużą popularnością. Przyczyn takiego trendu jest wiele, a do najważniejszych należy:
- eleganckie, nowoczesne otoczenie,
- dostęp do multimediów, nagłośnienia, rzutników,
- możliwość skorzystania z bazy noclegowej, zwłaszcza jeśli spotkanie ma charakter międzynarodowy lub międzymiastowy,
- dostęp do zaplecza gastronomicznego i możliwość organizacji posiłków,
- wiele opcji na spędzenie czasu wolnego po zakończeniu spotkania.
Spotkanie o charakterze biznesowym pozwala uczestnikom poznać firmę i zasady, jakie w nim królują. Jeśli organizujesz konferencje w hotelach możesz zaprezentować się od najlepszej strony. Takie wydarzenia są uznawane za bardziej prestiżowe i profesjonalne niż jakiekolwiek inne. To z kolei przekłada się na pozytywny wizerunek Twojej firmy w oczach klientów, kontrahentów oraz pozostałych gości.